Waarom overstappen?
Excel werkt prima tot je tien klussen tegelijk hebt. Dan gaat het mis: welke offerte is nog open, welke werkbon is getekend, welke factuur is betaald? Software zet dat op één plek.
Het plan in vier weken
Week 1 — Gegevens
- Exporteer je klantenlijst uit Excel als CSV.
- Maak hem schoon: één klant per regel, dubbele eruit.
- Zet je vaste artikelen en uurtarieven op een rij.
- Importeer klanten en artikelen, als je pakket dat kan. Kan het niet, dan helpt een koppeling met je boekhouding: bij BossBase komen klanten zo uit Moneybird of SnelStart mee.
Week 2 — Offertes
- Maak je offertesjabloon: logo, kleuren, voorwaarden.
- Maak elke nieuwe offerte vanaf nu in de software.
- Laat klanten digitaal tekenen als het pakket dat kan.
Week 3 — Werkbonnen en planning
- Zet de app op de telefoons van je mensen.
- Plan nieuwe klussen in de software-agenda.
- Laat werkbonnen op locatie invullen en aftekenen.
Week 4 — Factureren
- Zet werkbonnen om naar facturen.
- Koppel je boekhouding (bijvoorbeeld Moneybird of SnelStart).
- Controleer de eerste maand of alles goed doorkomt.
Je team meekrijgen
Het grootste risico is niet de software, maar dat de helft van het team het niet gebruikt. Drie tips:
- Eén ding tegelijk. Begin met de werkbon, niet met alles.
- Laat zien wat het oplevert. Geen briefjes meer, geen uren naschrijven.
- Maak het verplicht voor nieuwe klussen. Twee systemen naast elkaar werkt niet.
Welk pakket?
Werk je alleen of met een klein team en wil je offertes, werkbonnen en facturen in één systeem, kijk dan naar de keuzehulp of de checklist voor starters.